Digitalizzazione processi, documenti e comunicazioni

Digitalizzazione dei 120 processi della Tassonomia ABILab

La Cassa Rurale e Artigiana di Chiazzano ha origine nel settembre 1919 quando cinque soci danno vita alla prima Cassa Rurale del paese. "La fine degli anni '50 ha determinato il boom del vivaismo pistoiese: la Cassa di Chiazzano nasce anche per sostenere questo tipo di scommessa". Che si rivelò immediatamente vincente: in pochi anni la Cassa raggiunge il miliardo di lire di depositi. E da quel momento, la crescita è continua e costante. Di pari passo si sviluppa anche l'attività della Cassa Rurale di Prestiti e Risparmi di Spazzavento. Nel 1911 fu edificata la prima sede sociale, successivamente ingrandita e adibita anche per attività culturali, formative e ricreative. Nei primi anni Settanta la Cassa di Chiazzano rileva la Cassa di Pistoia, inaugurando la nuova sede a Pistoia, per arrivare alla fine del 1994, quando l'assemblea dei soci deliberò la fusione con la Cassa di Spazzavento per dar vita all'odierna Banca di Pistoia.

Problema

La Banca di Pistoia desiderava:

  • Snellire e velocizzare le fasi operative
  • Liberarsi degli archivi documentali storici
Soluzione

La Banca di Pistoia avvia nel 2006 un importante progetto di digitalizzazione dei documenti e dei flussi di lavoro. Con questi obiettivi:

  • Digitalizzare gli archivi documentali storici (fidi, filiali, specimen di firma)
  • Gestire digitalmente le comunicazioni fax
  • Digitalizzare i documenti trattati dalle filiali nelle operations e i relativi flussi interni con le unità di back office
  • Digitalizzare i documenti in uso in alcuni processi direzionali e di supporto (es. ciclo passivo, pratiche legali)

Le fasi operative vengono velocizzate e semplificate grazie a:

  • Tecnologia GDD – Gestione Digitale Documenti
  • Centralina Open Channel
  • Centralina Maxfile
  • Personalizzazioni realizzate “ad hoc”, come l’importazione massiva degli assegni e l’integrazione con la PEF ISIDE

La banca integra inoltre le funzionalità GDD nella propria intranet aziendale per la creazione di un unico portale applicativo e semplificare quindi l’operatività utente in archiviazione e consultazione.

Aggiornamento

Nel 2011, la banca decide di adottare la Tecnologia DataPicker, digitalizzando tutti i 120 processi mappati dalla Tassonomia ABI LAB, ma a causa di un’insufficiente convinzione e sostegno del DG, il progetto non assume un interessante sviluppo.

Vantaggi

Dai dati di bilancio. Risultato orario di gestione:

  • nel 2006: 46€
  • nel 2007: 58€

margine di interesse + commissioni netto/dipendente:

  • nel 2006: 168.894€
  • nel 2007: 199.462€

cost income ratio:

  • nel 2006: 56.1%
  • nel 2007: 52.4%
Dopo il primo anno: -66% di carta = -650.000 fogli = - 1.870.000€
Personalmente ho verificato in PRB un aspetto che in altri concorrenti non abbiamo trovato: quello della concretezza nelle soluzioni per venire incontro alle nostre esigenze

Paolo Giovannini / Vice Direttore, Banca di Pistoia
Luglio 2006