Digitalizzazione pratiche, assegni e processi organizzativi


Poche giornate per portare a conclusione l'integrazione con le nuove procedure gestionali

Nata nel 1920 con il nome di Cassa Rurale Depositi e Prestiti di Faetano è oggi la Capogruppo di un Gruppo bancario e finanziario che comprende varie iniziative dentro e fuori Territorio. Banca di San Marino S.p.A. ha negli anni vissuto un processo evolutivo che la vede oggi operare alla pari degli istituti di credito europei, sia per il suo livello di solidità e l’abbondante rispetto dei coefficienti patrimoniali minimi, sia per la conformità ai requisiti di sicurezza.

Il forte radicamento territoriale e la consolidata esperienza nel settore del credito vedono l’Istituto rivestire anche un importante ruolo nella crescita dell’economia locale attraverso l’investimento dei propri utili in progetti per lo sviluppo del territorio.

Problema

Nel 2011, a 5 anni dalla introduzione della tecnologia GDD (gestione digitale dei documenti aziendali), per rispondere a pieno titolo alle procedure gestionali europee, ha uniformato gli standard tecnologici con un radicale cambiamento delle procedure gestionali. Tale cambiamento ha comportato, oltre all’utilizzo di un gestionale totalmente nuovo (Gesbank Evolution), un riallineamento delle procedure, dei dati ed il ridisegno delle attività operative. Un lavoro estremamente complesso che richiede di norma anni uomo e che ha coinvolto anche i 15.000.000 di documenti e pratiche da anni gestite con la tecnologia GDD. Era quindi necessario allineare, integrare e rendere velocemente disponibili, nel nuovo gestionale, questo patrimonio di informazioni e documenti.

Soluzione

Nel 2011 BANCA DI SAN MARINO avvia quindi il progetto di integrazione tra Gesbank Evolution e GDD (riallineamento, integrazione dell’archivio digitale dei documenti e delle pratiche) ampliandolo con la digitalizzazione di alcuni nuovi processi organizzativi, basando tutto sulla consolidata Tecnologia GDD. Questa integrazione con i nuovi sistemi tendeva anche a:

  • Migliorare la sicurezza delle informazioni.
  • Automatizzare le attività ripetitive.
  • Recuperare tempo operativo.
  • Risparmiare carta, attrezzature e materiali.
  • Aumentare il presidio dei rischi e dei controlli.
  • Verificare la rispondenza operativa alla nuova compliance aziendale.

Principali interventi di digitalizzazione ed efficientamento effettuati:

  • Riallineamento dei documenti e delle pratiche dell’archivio fidi, muti, garanzie e specimen di firma
  • Riorganizzazione delle comunicazioni interne e verso il mondo esterno
  • Automazione dei controlli di primo livello
  • Collegamento al software gestionale Gesbank Evolution
Vantaggi

Il vantaggio principale dell’intervento PRB è stato soprattutto relativo alla velocità di esecuzione sia della migrazione sia della realizzazione dei miglioramenti operativi. Infatti, differentemente da quanto avvenuto con le procedure tradizionali, alla tecnologia GDD sono state sufficienti poche giornate per portare a conclusione questo importantissimo passo di integrazione con le nuove procedure gestionali.