Digitalizzazione documenti e flussi di lavoro
Risparmi di tempo operativo e carta
BCC Monastier / 2005 - 2006
La circolazione dei documenti digitali assicura risparmio di tempo
La Banca di Credito Cooperativo di Monastier e del Sile è nata nel 2000 dalla fusione della B.C.C. di Monastier e dalla B.C.C. del Sile ma fin dal 1908 crediamo nei valori “che contano” senza fini di speculazione privata.
Assicuriamo un servizio finanziario innovativo e di qualità a favore dei Soci, dei clienti e delle comunità locali, promuovendone il benessere e lo sviluppo; amministriamo fiducia, relazione e innovazione con i nostri soci e clienti offrendo tutti i servizi di credito, consulenza e investimento di una banca moderna, dinamica, efficiente ma con una marcia in più: tutta la passione e l’impegno di cui siamo capaci.
Con una attenzione particolare per le famiglie, le piccole imprese e le realtà solidali, impiegando le risorse laddove le raccogliamo, con l’obiettivo di produrre utilità e vantaggi di natura economica, sociale e culturale a beneficio della collettività.
E vogliamo essere un’impresa a proprietà diffusa, espressione di capitalismo popolare e comunitario stabilendo un legame pieno e permanente con il territorio e promuovendo lo sviluppo sostenibile delle imprese, prestando attenzione alla qualità dell’ambiente e della vita
Problema
La BCC di Monastier necessitava di:
- Velocizzare e semplificare la gestione delle comunicazioni fax e dei flussi di lavoro
- Ridurre l’utilizzo di carta
- Ottimizzare i risultati
Soluzione
Dopo approfonditi incontri e una interessante visita alla BCC Agro Bresciano, nel 2005 BCC Monastier avvia il progetto di digitalizzazione dei documenti e dei flussi di lavoro con questi obiettivi:
- Gestire digitalmente le comunicazioni fax e la corrispondenza in entrata/uscita
- Digitalizzare i documenti trattati dalle filiali nelle operations
- Digitalizzare i documenti in uso in alcuni processi direzionali e di supporto
Lo snellimento e la velocizzazione operativa viene ottenuta grazie a:
- Tecnologia GDD
- Centraline Open Channel e Maxfile
- Alcune personalizzazioni realizzate “ad hoc”.
La banca ha la tendenza a sviluppare quanto più possibile in autonomia, infatti dopo l’installazione e alcune personalizzazioni, il progetto prosegue in autonomia.
A differenza di quanto da noi suggerito, la banca implementa una struttura accentrata che digitalizza per conto delle filiali i documenti trattati: in sostanza, le filiali inviano i documenti cartacei a questa struttura centrale, la quale li digitalizza e li rende disponibili. Le filiali, consultano i documenti utilizzando WebGDD.
La banca sviluppa inoltre una soluzione per la gestione del protocollo in ingresso e in uscita.
Vantaggi
- Risparmi di tempo operativo e carta nella gestione della corrispondenza, grazie alla circolazione digitale dei documenti.
- Garanzia di reperimento dei documenti organizzate in pratiche per il cliente.