Gestione messaggi e documenti su AS400

Significativi risparmi di tempo e materiali/attrezzature

Emak / 2000 - 2005
Il sistema GDD aumenta la velocità e semplifica l'archiviazione dei documenti

Emak nasce nel 1992 dall'unione di due importanti aziende specializzate nella produzione di macchine per il giardinaggio e il settore forestale: Oleo-Mac ed Efco, entrambe attive nel florido panorama imprenditoriale della provincia di Reggio Emilia fin dall'inizio degli anni ‘70.

Ben presto i gruppi dirigenti di Oleo-Mac ed Efco pensarono di unire le risorse produttive e manageriali delle rispettive aziende in un'unica società: Emak. Vennero così create le giuste premesse per aumentarne competitività e dinamismo, grazie alla perfetta integrazione delle gamme delle due aziende madri.

Fin dalla propria nascita, Emak è parte integrante del gruppo Yama e ne rappresenta oggi la punta di diamante, concorrendo da sola a coprirne oltre un terzo del fatturato complessivo.

La costante crescita del fatturato, della capacità produttiva e del numero di dipendenti testimoniano l'apprezzamento con cui il mercato ha ripagato la qualità dell'offerta di Emak, rendendola leader di settore in Italia e collocandola di diritto tra i principali produttori europei.

Problema

Emak necessitava di:

  • Velocizzare e semplificare la gestione delle trasmissioni fax/email
  • Migliorare l’efficienza delle fasi operative
  • Migliorare la velocità e semplificare l’archiviazione dei documenti
  • Ridurre l’utilizzo di carta
Soluzione
2000

Emak adotta il sistema GDD:

  • Per la gestione delle trasmissioni fax/email integrate nel sistema gestionale su elaboratore AS400
  • Per la gestione automatica dell’archiviazione di documenti prodotti sempre dal sistema gestionale
2004

Decide di affiancare alle procedure automatiche di trasmissione e archiviazione massiva dei documenti, anche un sistema di work-flow interno, per la gestione digitale coordinata dei flussi di lavoro. Servizi attivati:

  • Trasmissioni fax integrate in MS Exchange (MS Outlook)
  • Trasmissioni fax/email integrate nel sistema gestionale AS400:
    • Ordine di acquisito
    • MRP
    • Sollecito a fornitore
    • Conferma d'ordine
    • Fattura di vendita
    • Sollecito pagamento a cliente
    • Insoluti
    • Lista ricambi consigliati
  • Archiviazione integrata nel sistema gestionale AS400
    • Conferma d'ordine
    • Fattura di vendita
    • Nota di accredito
    • Ordine di acquisto
    • Bolla attiva
    • Conto lavoro in triangolazione
    • Scritture ausiliarie di magazzino
    • Libro giornale
    • Mastrini di contabilità
    • Estratto conto fornitore
    • Estratto conto cliente
    • Libro cespiti
    • Cedolino personale
  • Work-flow:
    • Processo di approvvigionamento del materiale non codificato
    • Processo di approvvigionamento del materiale codificato Italia
    • Processo di approvvigionamento del materiale codificato CEE
    • Processo di approvvigionamento del materiale codificato Extra-CEE
    • Gestione delle fatture passive ricevute a mezzo email
Vantaggi

Risparmio annuo: significativi risparmi di tempo e materiali/attrezzature.