DataPicker®

L’Azienda è un Organismo

L’Azienda ha tutte le caratteristiche di un “organismo”: per sopravvivere deve evolvere e adattarsi continuamente alle mutevoli condizioni del mondo esterno. In Natura, l’Evoluzione avviene senza fratture, per piccoli passi; questa Legge vale anche nell’Economia ed è alla base della sopravvivenza. Le Tecniche organizzative e i Sistemi digitali ne devono tenere conto: non “cambiare” ma “adattare continuamente”.

Da questo principio nasce la Tecnologia Adattamento Continuo®, che accompagna l’Azienda nella sua evoluzione.

Adattamento Continuo® .PDF

adattamento continuo

Organizzazione "per processi"

DataPicker® organizza l’Impresa “per processi digitali”, come richiedono le Norme ISO sui Sistemi Qualità e la Compliance di riferimento. È una tecnologia che comprende Know-how organizzativo, applicazione software, hardware, servizi di avviamento e miglioramento continuo.

I “Sistemi Qualità”, concepiti da un gruppo di specialisti negli Stati Uniti, sono stati adottati dalle aziende giapponesi, cui hanno consentito di conquistare competitività superiore e nuovi mercati. Si sono poi diffusi rapidamente in tutto il mondo.

TQM | Total Quality Management Lecture | Animation Video

Copyright video: Studyroom Admin

total quality management
TQM | Total Quality Management Lecture | Animation Video

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I concetti alla base sono importanti ma semplici: “scrivi quello che fai e, quando lavori, segui quello che hai scritto”. In altre parole: “formalizza il processo di lavoro, poi seguilo; e miglioralo sulla base dell’esperienza”. E anche: “non si può migliorare quello che non si misura”.

    La loro applicazione consente:
  • Lavorazioni documentate
  • Risultati uniformi
  • Riscontro delle prestazioni tramite "indicatori".

In Italia i Sistemi Qualità sono applicati spesso in modo formale, aumentando la burocrazia aziendale: procedure complesse, aliene dalle esigenze dell’Impresa che più che aiutare il lavoro lo rallentano.

DataPicker® traduce in digitale le logiche dei Sistemi Qualità e produce un ambiente operativo secondo lo schema ISO; mette a disposizione degli utenti tutti gli strumenti informativi (istruzioni, procedure, modulistica, …) e operativi (interfacce a più livelli). L’ambiente è flessibile e rapidamente modificabile, per seguire senza ritardi i cambiamenti normativi e di mercato. Offre inoltre liste di riscontro, statistiche e avvisi che consentono di valutare le prestazioni dei processi, delle fasi e dell’Impresa nel suo insieme.

organizzazione processi
Scopo del Progetto

Il progetto DataPicker® applica miglioramento continuo della Qualità dell’Impresa.

Lo consegue utilizzando diversi fattori:

  • Visione “olistica”: collega tutte le persone e gli elementi di lavoro.
  • Supporto: offre a ogni categoria di utente il supporto informativo e operativo necessario per garantire una prestazione che genera valore.
  • Trasparenza: chiarisce percorsi e situazioni, nel rispetto delle competenze e dei livelli organizzativi.
  • Condivisione: coinvolge tutto il personale di ogni funzione nel progetto di miglioramento.
  • Semplificazione: rende essenziali e pragmatici i compiti, con modalità che valorizzano l’iniziativa e la professionalità.
  • Aiuto: con avvisi, liste e promemoria favorisce l’esecuzione perfetta delle lavorazioni.
  • Immediatezza: consente adattamenti rapidi, basati anche sui suggerimenti “dal posto di lavoro”.
  • Evidenza: rende disponibili real-time, per competenza, i risultati delle lavorazioni.
Vedo le pratiche che mi arriveranno tra due ore, tra due giorni...

Massimo Monteleone / Resp. Area Crediti, BCC Inzago
2011

Massimo Monteleone
Vedo le pratiche che mi arriveranno tra due ore, tra due giorni...

Massimo Monteleone / Resp. Area Crediti, BCC Inzago
2011

Smart Process Application

Governo dell’intera organizzazione e efficienza superiore: DataPicker® costruisce la Smart Process Application che gestisce i processi organizzativi e fa ottenere massima competitività al minimo dei costi.

“Smart Process Application” è una definizione ideata da Forrester www.forrester.com e consiste in un’applicazione progettata per supportare i processi di business (BPM) in modo collaborativo.

Smart Process Application
Sistema Olistico su misura

DataPicker® è un pacchetto tecnologico brevettato che realizza un progetto ambizioso: costruire “su misura” un sistema di gestione dei processi organizzativi olistico, perfettamente integrato con tutti gli strumenti di lavoro: funzioni organizzative, documenti, comunicazioni, normative, modulistica, applicazioni di terze parti.

DataPicker® è frutto delle esperienze acquisite dallo Staff PRB nel mondo digitale già a partire dal 1980, risolvendo problemi complessi per clienti esigenti come Citibank, Magneti Marelli, Italia di Navigazione, Volkswagen Bank e molti altri negli anni di intensa attività.

Semplicità operativa

L’applicazione generata da DataPicker® è semplice da utilizzare poiché segue degli schemi “naturali”, quelli del lavoro abituale.

L’applicazione DataPicker® è in sostanza la trasposizione digitalizzata degli elementi “di carta”, che l’utente conosce bene, organizzati secondo le specifiche ISO sui "Sistemi Qualità". La pratica, contenitore di documenti e messaggi, nella realtà materiale passa da una scrivania all’altra; nel contesto digitale di DataPicker®, scorre nelle fasi del processo da una lavorazione all’altra.

Modalità
uniformi e RPA

Differentemente dai comuni software, le modalità operative sono identiche in ogni processo e lavorazione: l’addestramento è quindi brevissimo e la sostituzione di un collega indisposto non è più un problema. Completano il quadro le “robotizzazioni”, cioè le automazioni che sollevano dai compiti ripetitivi e rendono il lavoro più rapido.

Modalità operative di immediata comprensione che rispecchiano le abitudini del lavoro cartaceo, semplici e intuitive, che non cambiano secondo il processo o la lavorazione da effettuare: rendono facile l’addestramento e anche lo spostamento dell’utente da una funzione operativa all’altra.

Addestramento rapido

La tecnologia DataPicker® è stata progettata pensando all’utente (di tre livelli: Direttivo, Operativo e Specialistico), per semplificarne il lavoro garantendo prestazioni veloci e di Qualità uniforme. I supporti consentono di risolvere ogni dubbio operativo senza perdite di tempo, senza consultare i colleghi.

In ogni fase del processo l’utente è assistito da “etichette” sintetiche di spiegazione e da quella parte di Istruzioni e Normative applicabili nella fase stessa: poche pagine, quelle giuste per la lavorazione specifica. La modulistica, anch’essa digitale, lo assiste fornendo la possibilità di inserire non solo documenti ma anche “dati”, che vanno a arricchire il Database e i software settoriali. Gli “avvisi” ricordano di eseguire lavori nel modo corretto e senza dimenticanze. Anche i "brani vocali" delle telefonate con contenuto negoziale si inseriscono nelle pratiche, così come ogni altro file digitale.

Sono disponibili potenti strumenti per inviare o ricevere messaggi e per notificare informazioni ad altri utenti: il tutto, con la facilitazione del trascinamento di elementi, che sveltisce il lavoro ed evita errori di digitazione.

Etichette

Normative

Modulistica

Avvisi

Brani vocali

Perfino la modulistica è utilizzata allo scopo di facilitare: riporta le istruzioni per l’input di dati, completando il quadro degli aiuti disponibili.

Flessibilità e automazioni

L’applicazione realizzata con DataPicker® propone in digitale gli elementi gestiti abitualmente, accompagnando la persona nel lavoro da svolgere con un percorso ottimale flessibile, robotizzando (RPA) le attività ripetitive. Il lavoro procede così in modo semplice e veloce.

Le Imprese hanno adottato applicazioni che obbligano l’operatività dell’utente in schemi e sequenze rigide, con l’obiettivo di evitare errori; si accorgono ora che questa rigidità blocca il flusso di lavoro e che le modifiche ai sistemi sono lunghe, complesse e soprattutto costose.

L’applicazione DataPicker® obbliga l’utente solo nelle fasi definite nell’analisi come “obbligatorie” ma lo lascia libero di operare in modo diverso da quello previsto quando la necessità della situazione specifica lo richiede. Questo consente di valorizzarne la professionalità senza rischio di eccessi poiché ogni attività è tracciata e sotto controllo.

Collegamento dei Silos

Il progetto DataPicker® offre anche l’opportunità di collegare i "silos" di applicazioni stratificate nel tempo, che rendono difficili le verifiche e tolgono efficienza.

Le Imprese hanno affrontato i problemi organizzativi man mano che si evidenziavano, settorialmente, effettuando investimenti che risolvevano un problema per volta, in modo scollegato dall’insieme. Oggi ci si è accorti che serve una visione “olistica” dell’organizzazione e di conseguenza dei sistemi che gestiscono l‘organizzazione.
Forrester www.forrester.com fa presente che la progettazione organizzativa richiede ora profondi ripensamenti: i silos rigidi non consentono di guardare al futuro. È disponibile sul Web un’interessante rapporto su questo argomento facendo clic qui.

DataPicker unisce i silos

La rapidità con la quale DataPicker® realizza il progetto costruendo l’ambiente di lavoro "su misura", consente la copertura di tutti i processi e le fasi di lavorazione.

Nella quasi totalità dei casi, il costo rilevante dei sistemi limita il presidio ai maggiori processi aziendali (processi “core”) e alle fasi più significative dei processi stessi. Il risultato è che manca la possibilità di governare oltre il 50% (cinquanta percento) delle attività dell’Impresa: i dati non sono sufficienti per un corretto governo dell'impresa.

Processi supportati e non supportati dalle tecnologie correnti
Modifiche migliorative

Gli adeguamenti, normalmente lunghi e costosi nei sistemi software, con DataPicker® sono rapidi quanto la generazione iniziale; assicurano adattabilità alle nuove esigenze di mercato e normative.

I sistemi software attuali sono spesso derivati da architetture nate in tempi nei quali la necessità di modifica era molto onerosa anche se limitata: il mondo viaggiava a velocità ridotta. Oggi non è più così: serve potersi adeguare a nuove esigenze in modo rapido, a costi accettabili. DataPicker® è progettato per garantire queste prestazioni.

Modificare un processo complesso è semplice e veloce!
Alessio Fedi
Modifiche al processo veramente in poche ore!

Alessio Fedi / Resp. Organizzazione, Banca di Pistoia
2011

Stefano Aldrovandi
Modificare un processo complesso è semplice e veloce!

Stefano Aldrovandi / Vice DG, Cassa di Risparmio di Cento
2015

Supporto differenziato e multilingua

Il supporto al management è assicurato da interfacce specificamente realizzate, diverse da quelle dello staff operativo e da quelle specialistiche (come il front-office); sono tutte "multilingua".

Oltre che vederla nella forma adatta alla sua funzione, ogni utente vede l'applicazione nella lingua preferita; sono disponibili italiano, inglese, francese e tedesco ma possono essere aggiunte facilmente tutte le lingue richieste dal cliente.

DataPicker multilingua
Flusso sulle lavorazioni

La produzione di dati sulle lavorazioni elaborati dal "Robot di Analisi", genera avvisi automatici, statistiche e liste di riscontro, completando il quadro a disposizione di chi governa.

Il flusso continuo di dati sulle lavorazioni degli utenti viene elaborato e sintetizzato in statistiche e grafici che forniscono immediatamente e intuitivamente il quadro operativo. Si nota subito se qualche processo è troppo complesso, quali sono le pratiche che arretrano invece che procedere, quali i costi processo per processo, fase per fase o per gruppi di lavoro. Per conseguenza, gli adeguamenti sono decisi sulla base di dati reali e i risultati delle modifiche possono essere verificati.

Flusso di lavorazioni

Il grafico, elaborato sui flussi informativi DataPicker® di un cliente reale, mostra in colore VERDE le pratiche che sono avanzate nelle fasi successive del processo, in ROSSO quelle che sono state riportate a fasi precedenti; i punti blu rappresentano le fasi del processo. L’evidenza ha consentito al cliente di modificare alcuni elementi del processo.

Know-how e Metodi

DataPicker® è un insieme di Know-how e metodi innovativi brevettati, ideati e realizzati in quasi 40 anni di attività specialistica, accompagnati da consulenza organizzativa, applicazione software, hardware, assistenza e miglioramento continuo: ogni elemento è al massimo livello di efficienza e affidabilità. Non è quindi un "prodotto" ma una "Tecnologia" completa, orientata a raggiungere il risultato.

Lo Staff ingegneristico PRB, qualificato da Certificazioni di valore internazionale, produce innovazione da molti anni nel settore dell’organizzazione e ha ottenuto numerosi Brevetti e Primati tecnologici. La dichiarazione “abbiamo aperto diverse Ere Digitali” non è uno slogan: è la realtà.

PRB Brevetti e ere
Collegamenti e scalabilità

Il software realizzato con DataPicker®, dotato di potenti API per il collegamento ai prodotti già in uso, è progettato per essere scalabile e utilizzabile anche da Consorzi di imprese.

DataPicker® è dotata di API di diverso livello per il collegamento ai software in uso e la realizzazione di una perfetta integrazione con le applicazioni di terze parti. Prevede la possibilità di inserire micro-programmi, in qualsiasi fase dei processi: piccole applicazioni che svolgono funzioni altamente specializzate (ad esempio ricerche in anagrafiche esterne, attivazione di altre applicazioni, e così via). Il Consorzio può offrire processi diversi per soddisfare le esigenze specifiche di ogni consorziato, facendoli evolvere indipendentemente l’uno dall’altro, pur mantenendo le fila delle applicazioni.

Scalabilità
Affidabilità

Un sistema così importante deve essere totalmente affidabile: l’esperienza maturata “sul campo” al servizio di clienti esigenti e di grandi dimensioni ha permesso di realizzare metodi di sviluppo e monitorizzazione adeguati.

L’affidabilità è sempre stata un elemento indispensabile per la Tecnologia PRB: senza questa, i supermercati Esselunga (cliente dal 1986) sarebbero rimasti con gli scaffali vuoti, Magneti Marelli avrebbe avuto un ciclo odine fornitore più lungo di tre giorni, Finmare senza carichi da spedire e Volkswagen Bank avrebbe consegnato meno automobili (solo per fare alcuni esempi).

La stabilità è riconosciuta dai clienti e, anche questa, si deve all’incessante applicazione del “miglioramento del metodo” per molti anni. Processi di sviluppo prodotti a specifiche ISO presidiati con la stessa applicazione DataPicker®, test e validazioni accurate, logiche software e hardware di avviso in tempo reale, tracciature immediate degli incidenti con trasmissione all’assistenza PRB. Moltissimo lavoro importante che ha fatto e fa la differenza.

Nessun fermo operativo in molti mesi, spettacolare!
Giancarlo Grossi
Affidabilità totale negli ultimi mesi

Giancarlo Grossi / Resp. Area Organizzativa, BCC Castenaso
2005

Alberto Loda
Nessun blocco dal giorno dell'installazione

Alberto Loda/ Resp. Organizzazione, BCC Agrobresciano
2005

Alex Carnaghi
Una cosa spettacolare!

Alex Carnaghi/ Responsabile IT, Banque de PSA Finance
2009

Contest sui sistemi BPM

Il "contest" sui sistemi BPM realizzato dall'Associazione 5E nel 2013 in collaborazione con Il Sole 24 Ore e GFK Eurisko ha assegnato a DataPicker® la coccarda di sistema più completo, con oltre 1.000 funzionalità.

L’Associazione EEEEE (Electronic, Excellence, Evolution, Ethic, Efficiency) per lo sviluppo e la competitività, prima in Europa, ha promosso un’approfondita indagine sui sistemi BPMS, Business Processing Management Systems, che rappresentano la struttura portante di ogni organizzazione.

L'indagine ha lo scopo di esaminare le tecnologie di BPM disponibili, dal punto di vista funzionale. I risultati sono stati presentati il 24 maggio 2013 a Palazzo Altieri in Roma: la Tecnologia DataPicker® di PRB è risultata quella con il maggior numero di funzionalità.

Contratto a obiettivo

Il progetto DataPicker® prevede due proposte contrattuali alternative:

  • Vendita del processo digitale
  • Contratto "a obiettivo"

La seconda opzione identifica un obiettivo numericamente valutabile che PRB assume il rischio di raggiungere a proprie spese; il cliente riconosce una percentuale convenuta sulle riduzioni delle quali ha beneficiato per il numero di anni previsto. L'obiettivo è frequentemente l’abbattimento dei costi operativi che, con DataPicker®, si riducono sensibilmente.

Definizione di Contratto a obiettivo

Gianni Spigolatore / Partner e Responsabile Sviluppo Clienti, PRB
ABI Costi e Business 2011

Gianni Spigolatore
Definizione di Contratto a obiettivo

Gianni Spigolatore / Partner e Responsabile Sviluppo Clienti, PRB
ABI Costi e Business 2011